Event communicatie is de afgelopen jaren flink veranderd. Waar je eerst uitnodigingen kon versturen en wachten op de registratie van deelnemers voldoende was, is tegenwoordig een uitgebreid communicatieplan cruciaal. We geven je in deze blog graag wat meer inzicht in de mogelijkheden voor dit plan en hoe wij daaraan bij kunnen dragen.

Trotter_event communicatie

Event communicatie en buitenreclame

Voor de organisaties van festivals en events is het fijn om van te voren enigszins beeld te hebben van de bezoekersaantallen, de drankomzet, de algehele sfeer en natuurlijk de resultaten achteraf. Resultaten kunnen op veel manieren geïnterpreteerd worden: bijvoorbeeld in geld, in beleving en tevredenheid.

Met de ervaring die jij als organisatie in alle edities opdoet breng je bovenstaande elementen gemakkelijk in kaart. Echter, als organisatie wil je natuurlijk zoveel mogelijk invloed uitoefenen op het publiek, zodat het geschetste beeld ten behoeve van de resultaten realistisch en goed te evenaren is. De inzet van tijdelijke buitenreclame kan hierbij helpen.

Bedenk in je event communicatie plan eerst de hoeveelheid informatie die je jouw bezoekers wil geven. Daarbij is het van belang om niet direct alles tegelijk af te vuren. In een oceaan van informatie raakt een potentiële bezoeker de weg kwijt. In dit geval is het beter om per fase in je communicatieplan de informatie te laten toenemen. Communiceer op je marketing website en tijdelijke buitenreclame bijvoorbeeld alleen highlights. In uitnodigingen of op landingspagina’s geef je weer wat meer informatie weg en op een registratiepagina ‘overhandig’ je het volledige programma zodat je bezoekers zich kunnen opwarmen en voorbereiden op je event.

Tijdelijke buitenreclame is in een event communicatieplan dus een interessant medium. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan aankondigingen van het programma in de omgeving waar je evenement gaat plaatsvinden. Buiten dat mensen hierdoor zullen overwegen om op de activiteit af te gaan, worden op deze manier ook de buurtbewoners betrokken. Dit werkt uiteindelijk in het voordeel van jou als organisatie. Omdat je op deze manier stakeholders vooraf op de hoogte stelt, kunnen zij zich op tijd voorbereiden op de naderende (verkeers)drukte en mogelijke geluidshinder. Dit zorgt ervoor dat zij de ‘overlast’ anders ervaren. Deze vorm van communicatie in de openbare ruimte valt vaak onder citymarketing en wordt in samenwerking met de betreffende gemeente opgepakt.

Trotter_eventcommunicatie

Invulling van buitenreclame voor events

Op het event of festival zelf valt natuurlijk ook ontzettend veel te communiceren. Immers; een evenement valt of staat met de communicatie ter plekke. Als de aanduiding van de EHBO, toiletten en de horeca ontbreekt krijg je chaos. Toch zien we dat naast deze verplichte communicatie ook steeds meer gebruik gemaakt wordt van realtime communicatie in de vorm van grote narrowcasting en LED- schermen. Is het niet om rondom etenstijd aan te geven waar men terecht kan voor een lekkere versnapering (wanneer dit goed wordt ingericht kunnen ook rijen/wachttijden worden verminderd), dan is het wel om aan te geven dat op podium X die te gekke artiest bijna aan zijn optreden begint.

Een ander item dat de aandacht behoeft is crowd control. De gemeente en politie zien er scherp op toe dat er een gedegen plan ligt om de risico’s te minimaliseren. Voor dit thema is realtime communicatie ook erg belangrijk, zodat kan worden ingespeeld op ongeregeldheden: het publiek kan bij noodsituaties worden geïnformeerd/geïnstrueerd en de menigte kan in de juiste banen worden geleid. Voorwaarde voor realtime communicatie is wel dat er gedurende het evenement operators klaar moeten zitten om alle content aan te sturen.

Trotter_event communicatie

Ben je voor jouw evenement op zoek naar communicatie/reclame-uitingen en kun je wel wat advies gebruiken? Neem dan eens vrijblijvend contact op voor een gedegen advies of ontdek ons portfolio aan evenementen waar wij reeds geholpen hebben met hun event communicatie.